Insuficiência de Informações
Uma problemática recorrente nas relações societárias é a insuficiência de informações fornecidas pelo sócio administrador aos demais sócios da sociedade. Diante disso, surge a dúvida sobre como é possível se prevenir desse tipo de situação e, ainda, quais medidas podem ser adotadas caso ela já esteja ocorrendo dentro da empresa.
Este artigo abordará os mecanismos de prevenção desses conflitos, bem como as alternativas disponíveis ao sócio que enfrenta dificuldades para acessar informações e documentos da sociedade, em especial no âmbito das sociedades limitadas.
Qualquer sócio tem direito de acessar as informações da empresa?
Em regra, o sócio possui direito de fiscalizar a administração e de acessar os livros, documentos e informações necessários ao acompanhamento da situação da sociedade, observadas as regras legais e as disposições do contrato social.
A concentração da administração da sociedade nas mãos de um ou mais sócios não afasta o direito dos demais de acompanhar a condução dos negócios sociais. Administrar e fiscalizar a sociedade são funções distintas: ainda que o sócio não pratique diretamente os atos de gestão, sua posição no quadro societário permite que acompanhe a situação patrimonial e financeira da empresa.
Esse acesso ganha ainda mais importância porque determinadas matérias dependem da participação dos próprios sócios. Nas sociedades limitadas, por exemplo, a aprovação das contas da administração depende de deliberação dos sócios, assim como a reunião ou assembleia anual deve apreciar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o resultado econômico. O Código Civil determina, inclusive, que esses documentos sejam colocados à disposição dos sócios não administradores antes da assembleia anual.
Nesse sentido, a legislação também impõe aos administradores o dever de prestar contas justificadas de sua administração e de apresentar anualmente o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico. Paralelamente, assegura ao sócio a possibilidade de examinar os livros e documentos, bem como o estado do caixa e da carteira da sociedade, ressalvada eventual estipulação que estabeleça época própria para o exercício dessa fiscalização, conforme dispõem os arts. 1.020 e 1.021 do Código Civil. Em regra, essas normas são aplicáveis às sociedades limitadas nas matérias não disciplinadas especificamente pelo respectivo capítulo, nos termos do art. 1.053.
Portanto, o sócio que não exerce a administração não assume, por esse motivo, uma posição meramente passiva dentro da sociedade. O direito de fiscalização e o acesso às informações necessárias ao seu exercício constituem instrumentos para que possa acompanhar a gestão e exercer, de forma efetiva, os direitos decorrentes de sua participação societária. A forma pela qual esse acesso será organizado também pode ser disciplinada pelos instrumentos societários, tema que será abordado adiante.
Recusa ao fornecimento: o que fazer?
Ainda que o direito de fiscalização seja assegurado aos sócios, é possível que, na prática, o administrador restrinja ou negue o acesso às informações da sociedade.
Diante desse cenário, a negativa não deve ser analisada de forma isolada.
Antes da adoção de outras medidas, é importante verificar quais informações foram solicitadas e se o contrato social ou eventual acordo de sócios estabelece regras específicas para o exercício da fiscalização e para a disponibilização de documentos.
Feito isso, o recomendável é formalizar o pedido por escrito, de modo a registrar a solicitação e eventual recusa, caso seja necessário recorrer ao Judiciário. A depender do contrato social, da participação societária e das circunstâncias do caso, também podem existir mecanismos internos de deliberação para discutir a prestação de informações e a atuação da administração.
Contudo, caso os mecanismos internos não sejam suficientes e a resistência do administrador permaneça, a medida judicial adequada dependerá da finalidade pretendida pelo sócio.
Quando a controvérsia estiver relacionada especificamente ao acesso a livros ou documentos da sociedade, é possível buscar judicialmente sua exibição. O Código de Processo Civil disciplina a exibição de documentos e dos livros empresariais, e a jurisprudência admite, inclusive, ação autônoma voltada a essa finalidade. O Código Civil também autoriza, em determinadas hipóteses, a exibição integral dos livros e papéis de escrituração da sociedade.
Situação distinta ocorre quando o objetivo não é apenas obter determinados documentos, mas exigir que o administrador apresente e justifique as contas de sua gestão. Nesse caso, o art. 550 do Código de Processo Civil disciplina a ação de exigir contas e determina que aquele que pretende exigi-las especifique, de forma detalhada, as razões de seu pedido.
A utilização dessa medida pressupõe a existência de vínculo jurídico entre as partes, a delimitação do período sobre o qual se pretende a prestação de contas e a demonstração dos motivos que justificam sua exigência. Assim, a ação de exigir contas não se destina a pedidos genéricos de informação, mas a situações em que seja possível identificar concretamente a necessidade da prestação de contas.
O Superior Tribunal de Justiça tem reconhecido que o sócio possui legitimidade para exigir contas do administrador, desde que demonstre o vínculo jurídico, delimite o período e indique concretamente as razões do pedido.
No entanto, a necessidade de recorrer ao Judiciário para obter informações ou esclarecimentos sobre a própria sociedade pode indicar dificuldades mais amplas de comunicação e governança entre os sócios. Por esse motivo, a definição prévia de mecanismos de fiscalização e de acesso às informações pode contribuir para evitar que as divergências dessa natureza evoluam para estágios mais complexos de conflitos.
Prevenção de conflitos e organização do acesso às informações
Apesar das possibilidades apresentadas anteriormente, o cenário ideal é que os limites do acesso às informações e da fiscalização não precisem ser discutidos somente após o surgimento do conflito. Nesse sentido, como supracitado, regras claras acerca da disponibilização de informações e dos mecanismos de fiscalização podem reduzir o espaço para desconfianças e divergências entre os sócios.
O contrato social e o acordo de sócios são ótimos instrumentos para organizar esse acesso de forma mais concreta. Por meio deles, podem ser estabelecidas regras acerca da periodicidade do envio de demonstrativos, dos documentos que deverão ser disponibilizados, da forma de acesso às informações contábeis e financeiras, dos responsáveis pelo fornecimento dessas informações e de eventuais deveres de confidencialidade.
Além disso, nas sociedades limitadas, o próprio contrato social pode prever a instituição de conselho fiscal, sem prejuízo dos poderes atribuídos à assembleia dos sócios. Trata-se de um mecanismo adicional de acompanhamento da administração, ao qual a legislação atribui, entre outras funções, o exame periódico dos livros e papéis da sociedade e da situação de seu caixa e carteira.
É importante destacar, contudo, que esses instrumentos podem organizar a forma de acesso às informações, contribuindo para o exercício adequado da fiscalização pelos sócios, mas não podem afastar os direitos mínimos assegurados pela legislação. Assim, quanto mais claramente estiverem definidos os mecanismos de prestação de informações e de acompanhamento da administração, menor tende a ser o espaço para que dificuldades de comunicação evoluam para conflitos societários.
Conclusão
Visto isso, é essencial a transparência na condução da sociedade, para que haja equilíbrio na relação entre os sócios. O acesso adequado às informações permite o acompanhamento da administração e o exercício efetivo dos direitos societários, além de contribuir para a prevenção de conflitos.
Por isso, mais do que reagir à negativa de acesso quando ela já ocorre, é recomendável que a própria estrutura societária estabeleça mecanismos claros de informação e fiscalização. Quando, ainda assim, houver resistência injustificada, o ordenamento jurídico oferece instrumentos próprios para a tutela desses direitos.
